A medida que Odoo fue avanzando y creciendo, fue añadiendo nuevas funcionalidades y herramientas que lo hacen hoy por hoy, uno de los ERP más utilizados a nivel mundial. Una de estas mejoras que llegó para quedarse fue la integración de «Actividades» dentro de cada registro, siendo parte de nuestro día a día para seguir de cerca cada uno de nuestras tareas. Ahora bien, ¿Qué son las Actividades y para qué se usan? Te lo explicamos en este artículo.
Actividades, ¿para qué sirven?
Las Actividades de Odoo se definen como una especie de recordatorio que podemos crear en cada uno de los elementos que tienen vista formulario, como por ejemplo, oportunidades en el CRM, presupuestos, facturas, albaranes, etc. Las Actividades son parte de la sección de mensajería que cada objeto lleva consigo, es decir, en cada uno de estos podremos mandar mensajes, notas internas y registrar Actividades.
Esta nueva herramienta que agregó Odoo es de mucha utilidad para no olvidar llevar a cabo las tareas relacionadas al elemento en que la creamos. En muchas ocasiones, es necesario avanzar sobre ciertas acciones que requieren el paso del tiempo, una respuesta de un contacto o simplemente que esa tarea la lleve otro usuario, por lo tanto, las Actividades vienen a ayudarnos a registrar todo lo debemos hacer a lo largo del tiempo y que no lo olvidemos.
Funcionamiento de las Actividades
Las Actividades se pueden crear de forma manual dentro de cada elemento en vista formulario. Las encontraremos en la sección de mensajería. Para añadir una nueva, haremos clic en donde dice «Planificar actividad» y una nueva ventana se abrirá para empezar a rellenar información. Entre ello podemos ver:
- Tipo de actividad: aquí seleccionamos entre el listado, qué tipo de acción queremos dejar registrada para hacer o que ya se realizó. Por ejemplo: llamada, correo electrónico, reunión, etc.
- Fecha de vencimiento: fecha límite que tenemos para llevar adelante esta actividad.
- Resumen: breve título de lo que queremos dejar registrado para hacer.
- Asignada a: usuario encargado de llevar a cabo la actividad. Podemos asignar actividades a otros usuarios.
- Descripción: en este cuadro de texto más amplio podremos explayarnos un poco más acerca de lo que la actividad respecta.
Debajo encontraremos 4 botones:
- Planificación: permite guardar la actividad y dejar registrada en la mensajería para que se vea lo que debemos hacer.
- Marcar como hecho: se utiliza para cuando queremos dejar ya registrado algo que hicimos. Por ejemplo: hicimos una llamada y queremos dejar registro de quién lo hizo, cuando y un breve resumen. Lo mismo podría hacerse dejando una «Note interna».
- ¡Hecho! Prepare el próximo: Lo mismo que describimos en el botón anterior, pero se nos abre nuevamente la ventana para crear una nueva actividad.
- Descartar: cierra la ventana emergente y no guarda la actividad que estamos creando.
Al registrar una actividad, podremos ver que ya se encuentra en la mensajería, en la parte superior, arriba de todos los mensajes enviados y recibidos. En ella podremos ver los botones:
- Información: es el ícono de la «i» que nos permite ver más detalles de la actividad registrada, como quién la creó, la descripción, el tipo de actividad, etc.
- Marcar como hecho: deja la actividad guardada en la mensajería como un mensaje y ya no nos sale como que la debemos realizar.
- Editar: permite modificar los datos de la actividad que acabamos de crear.
- Cancelar: elimina la actividad creada.
Colores de las Actividades
Odoo ha también sabido utilizar los colores para que sea un sistema visual y que rápidamente a través de figuras, imágenes y colores podamos saber rápidamente el estado de los elementos. En este caso, para las Actividades ha diseñado 3 colores que indican distintas etapas. Entre ellos encontramos:
- Verde: quiere decir que la actividad aún no venció, por lo tanto tenemos tiempo para llevarla a cabo.
- Amarillo: refleja que la actividad tiene como fecha de vencimiento hoy.
- Rojo: la actividad ya está vencida, es decir, el día en que nos encontramos es posterior a la fecha de vencimiento que se estableció en la misma.
Configuración de las Actividades
Los «Tipos de actividad» se pueden crear y editar fácilmente desde la aplicación de CRM. En el menú superior, las encontraremos en Configuración > Tipo de actividad. Estos permiten añadir información por defecto para que al añadir la misma en un elemento, ya traiga ciertos datos de manera automática. En esta imagen podemos ver de qué se trata:
Seguimiento de las Actividades
Todas las actividades que iremos registrando en Odoo, irán apareciendo en el ícono del reloj que se encuentra en la parte suprior derecha de la pantalla. Haciendo clic en él, se desplegará un listado de las mismas dividido por aplicación. En cada bloque encontraremos 3 botones que indican la cantidad de actividades que están retrasadas, qué hay para hoy y qué tenemos a futuro. Este reloj mostrará con un círculo verde la totalidad de actividades que tenemos vencidas, pero si hacemos clic en él, podremos acceder a todas.
También en cada uno de los elementos, tenemos el botón de «Actividades» junto al de «Planificar actividad«, que básicamente nos lleva a las que están pendientes de ese objeto en cuestión.
En las oportunidades dentro de la aplicación de CRM, encontraremos la vista «Actividades», la cual nos llevará a una grilla con todas las que tenemos creadas en esta app, dividida por «Tipo de actividad» y detalladas con color, según su fecha de vencimiento. Al mismo tiempo, podremos crear nueva en cada uno de los cuadrados, con el botón «+» o en la parte inferior, donde dice «+ Planificar actividad«.
Si queremos ver un listado de todas las actividades que tenemos registrados en todos los elementos de Odoo, podemos aprovechar el módulo de la OCA mail_activity_board.
