Aplicación Ventas Odoo: el inicio de tu negocio

Centralizar la información es todo un reto para las empresas hoy en día debido a la diversidad de sistemas y programas que ofrecen distintas funcionalidades. Mensajería, almacén, compras, ventas, informes…en muchas casos existen aplicaciones que cubren alguna de estas necesidades pero no todas al mismo tiempo, en particular una que muestre nuestro flujo de salida de principio a fin. La aplicación Ventas de Odoo viene a solventar este hueco que muchas herramientas online no cubren, ofreciendo la solución de comenzar una venta con un presupuesto, luego un pedido de venta, y a partir de este, poder gestionar el envío de la mercadería, la facturación de la misma y finalmente el pago.

 

Aplicación Ventas Odoo

 

Como adelantamos en la introducción, esta app fue diseñada para que desde un solo sitio, el pedido de venta, podamos tener un control exacto de nuestro flujo de salida, es decir, poder presupuestar la mercadería al cliente, enviársela por correo, recibir su respuesta y validar el mismo para que así se cree el movimiento de salida y posteriormente, según nuestro flujo de negocio, podamos facturar dicho envío y cobrarlo.

La aplicación de Ventas en Odoo fue pensada para que no exista la necesidad de usar otros programas externos y que podamos ver todo de un solo vistazo. El elemento central de nuestro flujo de negocio será el pedido de venta, donde podremos ver con precisión las cantidades pedidas, cantidades entregadas y cantidades facturadas. Así, el que gestiona las ventas, puede saber si hace falta entregar alguno de los productos o si debe gestionar la facturación con el departamento correspondiente.

 

aplicación ventas odoo

 

Estados del pedido de venta

 

La gestión de las ventas así será mucho más clara y no habrá lugar a dudas en saber el estado en que se encuentra la negociación. A partir de ver las cantidades facturadas y entregadas en cada línea de venta, también podremos saber el estado general del pedido de venta revisando la columna «Estado de factura» desde la vista lista de pedidos, y también el «Estado de la entrega», observando dicho campo en la pestaña «Otra información» en el mismo documento.

Ambos estados se actualizan de forma automática y no es posible forzarlos de forma manual (aunque existen módulos de la OCA que logran este tipo de acciones). De esta forma, sabremos de forma íntegra qué acción debemos tomar con cada uno de nuestros pedidos. Podremos aplicar filtros y agrupaciones para poder encontrar rápidamente aquellos pedidos que están para facturar, que queda algo por entregar o que ya han sido facturados.

Y como si fuera poco, también contamos con un menú específico en la aplicación de Ventas de Odoo que nos lleva directamente a los pedidos que están «Para facturar». Este menú se encuentra en la parte superior, seguido del menú «Pedidos».

 

estados del pedido de venta odoo

 

 

 

Asistente de configuración de la aplicación Ventas

 

A partir de Odoo versión 16 (también escrita como Odoo 16), se ha integrado un nuevo asistente para facilitar la configuración de la aplicación de Ventas. Este se encuentra en la parte superior de la pantalla apenas entramos en la app. En el asistente podremos observar 4 pasos principales:

 

  • Completar los datos de la compañía: este punto es realmente importante ya que determina ciertos comportamientos a la hora de realizar pedidos y facturarlos. Además, toda la información que indiquemos en este apartado, será aquella que se visualice en los reportes PDF que le envíamos a nuestros clientes y proveedores. También, es aquí donde tendremos que subir nuestro logo para que sea visible para todos los informes que utilizaremos.

 

datos de la compañía odoo

 

  • Personalizar el diseño de nuestros reportes: Odoo permite que apliquemos el diseño que más nos guste a los reportes que les enviaremos a nuestros contactos. Podremos seleccionar tipografía, colores, estructura de la información, pie de página y otros valores. Además, podremos descargar una vista previa de lo que sería el formato seleccionado.

 

diseñar pdf ventas odoo

 

  • Seleccionar medios de pago: si bien este punto no es crucial para poder llevar a cabo un pedido de venta, el asistente de la aplicación de Ventas de Odoo nos permite ya dejar todo listo para que cuando se finalice el flujo del negocio y debamos cobrarle al cliente, ya dispongamos de esa información lista y la venta finalice con éxito.

 

modos de pago odoo venta

 

  • Enviar un presupuesto: el último paso que define este circuito es la posibilidad de crear un presupuesto y enviarlo a nuestros clientes. Si vemos que el proceso finaliza con éxito, quiere decir que este asistente nos fue de gran ayuda y pudimos completar cada paso sin problemas.

 

asistente de ventas odoo

 

Informes de nuestras Ventas

 

Como toda aplicación de Odoo que gestiona datos, tiene su propio menú de informes, donde en cuestión de segundos podemos obtener estadísticas certeras del estado de situación del área. Estos informes son accesibles a través del menú «Informes» en la parte superior del ERP, dentro de la app de Ventas.

Apenas hacemos clic ya nos muestra un gráfico con el «total sin impuesto» dividido por los últimos 30 días. Esta información por supuesto que puede ser modificada cambiando las «Medidas» a analizar, y el tipo de gráfico también puede ser cambiado por otros, tales como torta o barras. Pero no solo podemos ver la información de forma gráfica, también contamos con la opción de ver estos informes en una vista pivote (o tabla de doble entrada), donde a veces se hace más sencillo ver de forma directa los números aplicando medidas, filtros y parametrizaciones para poder llegar a los datos que estamos necesitando.

En otro de nuestros artículos también sugeríamos, para lo que es análisis de datos y estadísticas, la aplicación Dashboard Ninja.

 

informe de ventas odoo

 

Configuraciones de la aplicación de Ventas Odoo

 

Para que nuestro flujo de negocio de salida funcione como nosotros lo esperamos, Odoo tiene diversas configuraciones disponibles que permiten añadir o quitar ciertas herramientas a la hora de avanzar sobre el proceso de venta. Estas parametrizaciones son fundamentales ya que podremos adaptar la aplicación según las necesidades de nuestra compañía y así permitir que se cumplan todos los pasos desde que se crea un presupuesto hasta que el cliente abona los productos.

Para configurarlas, tendremos que dirigirnos al menú Configuración > Ajustes, y ahí podremos ver todas las que tenemos a disposición. Entre las más destacables están:

  • Variantes
  • Descuentos
  • Tarifas
  • Márgenes
  • Firma en línea
  • Pago en línea
  • Métodos de envío
  • Política de facturación

Si bien encontraremos algunas más, estas son las que debemos prestar atención ya que son características comunes a todo proceso de venta, y en muchas ocasiones tendremos que activar alguna de ellas, e incluso realizar configuraciones posteriores.

 

configuración ventas odoo

 

Por lo tanto, la aplicación de ventas de Odoo es una herramienta fundamental para poder cumplir con todas las ventas que proyectamos periódicamente. Con botones que nos permiten acceder a los documentos relacionados, podremos avanzar rápidamente en el flujo y ahorrar tiempo en nuestros procesos. Así fue pensado Odoo, como un ERP todo en uno que como premisa tiene el ahorro del tiempo, lo cual dispondremos de tiempo para invertirlo en mejorar nuestra compañía día a día.

 

Deja una respuesta