Como todo sistema, para que queda totalmente operativo, es necesario seguir una serie de pasos para poder configurarlo. En esta ocasión, les contaremos cómo configurar los usuarios en Odoo de forma simple y completa. Veremos todas sus características, permisos, botones y acciones que podemos determinar a cada uno de ellos.
Configuración de usuarios en Odoo
Para usar Odoo debe tener una cuenta de usuario. Esto normalmente lo configurará el usuario «administrador», pero otros usuarios pueden hacerlo si tienen el acceso correcto.
Para comenzar, vaya a Configuración > Usuarios y compañías > Usuarios o escriba «Usuarios» en la pantalla inicial del sistema.
Para mostrar las distintas configuraciones y opciones que encontraremos a la hora de configurar usuarios en Odoo, usaremos «Marc Demo» de los datos de demostración de Odoo como ejemplo. Entre las diferentes particularidades que veremos en este apartado, hablaremos sobre:
- Botones inteligentes
- Asignar usuario a una o más empresas (solo multiempresa)
- Seleccione el tipo de usuario: Interno, Portal o Público
- Otorgar acceso a las aplicaciones (solo usuario de tipo «Interno»)
- Configuración técnica (solo usuario de tipo «Interno»)
- Otros accesos (solo usuario de tipo «Interno»)
- Preferencias
Botones inteligentes
En Odoo hay una serie de «botones inteligentes» en la parte superior de la vista de formulario. Resume el acceso del usuario y puede ser útil para solucionar problemas y encontrar puntos relacionados directamente con ese usuario. Entre algunos de los botones que encontraremos tenemos «Grupos», «Permisos de acceso», «Reglas de registro», entre otros.
Compañías permitidas
En una base de datos multiempresa, seleccione las empresas que estarán disponibles para este usuario completándolas en el campo «Compañías permitidas«. Es importante este apartado porque toda compañía que no especifiquemos en ese campo , el usuario no podrá ver absolutamente nada relacionado a ella.
Si tiene más de una, luego podrá seleccionar en qué compañía desea operar, y si quiere ver información solo de una o de ambas al mismo tiempo haciendo clic en el cuadrado a la izquierda del nombre.
Tipo de usuario Odoo
Los usuarios deben ser asignados a uno de estos tres tipos:
- Usuarios internos: pueden tener acceso completo a las aplicaciones de Odoo.
- Portal: pueden ser clientes o proveedores (con acceso para ver documentos relevantes únicamente; los clientes pueden ver sus propios pedidos por ejemplo).
- Público: solo pueden acceder al sitio web.
Nota: en versiones anteriores de Odoo era posible asignarlo a más de uno de los tipos.
Para los usuarios internos, hay más opciones para seleccionar, como se muestra a en los siguientes títulos.
Aplicaciones
Para cada aplicación que se instale, habrá algunos (generalmente dos o tres) grupos de acceso diferentes para elegir. En el ejemplo que se muestra abajo, el usuario tiene el nivel de acceso más bajo para «Ventas» y el nivel medio para «Contabilidad« («Administrador de Facturación» es el más alto).
El nivel que se encuentra más arriba en el listado es el que goza de menos accesos, mientras que se encuentra en el inferior de la lista, es el más que reúne todos los permisos de esa aplicación. Si dejamos vacío (en blanco) el permiso de una app, el usuario no podrá ni siquiera verla en el inicio del sistema. Hay que tener en cuenta también que algunas aplicaciones tienen dependencia de otras, por lo que quizá si habilitamos un permiso de una app, habilitará otro de la app a la que depende.
Esto se debe a que Odoo necesita ciertos permisos en el usuario para que pueda trabajar de forma normal sin encontrarse con restricciones a la hora de replicar sus flujos de negocio.
Estas son las opciones para la aplicación de Ventas:
- Usuario: Solo mostrar documentos propios
- Usuario: Mostrar todos los documentos
- Administradores (Gerentes)
El nivel más bajo es «Usuario: Solo mostrar documentos propios». Es importante comprender que el siguiente nivel («Usuario: Mostrar todos los documentos») «hereda» TODOS los derechos del nivel más bajo y tiene derechos adicionales.
Por la misma lógica, el Administrador “hereda” TODOS los derechos de los otros dos niveles y tiene derechos adicionales.
Configuración técnica
Las configuraciones técnicas en Odoo son algunos parámetros extras que no se suelen modificar directamente desde allí ya que los van activando los permisos de las aplicaciones, como describimos más arriba. De todas maneras, se pueden forzar algunos de ellos de forma manual. Estos únicamente están visibles en modo desarrollador.
Cada una de estas configuraciones activa una característica o funcionalidad dentro de Odoo. Por ejemplo:
- «Administrar variantes de productos» permite a los usuarios crear y modificar variantes (por ejemplo, colores y tamaños) otorgando acceso a algunos menús. Es posible que desee limitar esto a los usuarios seleccionados.
- «Administrar múltiples ubicaciones de existencias» se usa en Inventario y aplicaciones relacionadas.
- La «Contabilidad analítica» es una característica útil que debe habilitarse primero y luego los usuarios deben estar autorizados.
- Las «Direcciones en los pedidos de venta» permiten a los usuarios seleccionar la dirección de la factura del cliente y las direcciones de entrega en los pedidos de venta.
Otros accesos
Tenemos al final también «Permisos extras» que se explican por sí solos.
Preferencias
En la pestaña de «Preferencias» encontraremos algunos campos útiles a configurar. Entre ellos encontramos «Acción inicial», que determina la vista inicial que se muestra para un usuario cuando se loguea en Odoo y otros campos para parametrizar el modo en que el este utiliza la mensajería, idioma, correo, firma y zona horaria.
Acciones en un usuario
Cuando estamos viendo un perfil de usuario, hay varias opciones disponibles en el menú desplegable «Acción».
- Archivar
- Duplicar
- Suprimir
- Cambiar contraseña
- Deshabilitar el factor de doble autenticación
- Tareas asignadas
Entre las más destacadas, explicamos las siguientes:
Duplicar
Esta opción es útil si ya ha configurado un usuario y desea copiar la configuración. Lo que logramos utilizando esta acción, es que se cree rápidamente un usuario nuevo con los mismos permisos que el original, ahorrándonos tiempo de configuración.
Contraseña
Después de configurar un nuevo usuario, puede establecer una contraseña seleccionando la opción «Cambiar contraseña». También puede «Enviar un correo electrónico de invitación» (para un nuevo usuario) o «Enviar instrucciones para restablecer la contraseña» (para un usuario existente). Ambos permitirán al usuario restablecer su contraseña.
